Algemene Voorwaarden VP&A Vastgoedmanagement B.V. ten behoeve van Verenigingen van Eigenaars
Download hier onze algemene voorwaarden als pdf of lees de algemene voorwaarden hieronder.
Algemene voorwaarden
1. Definities:
VvE: Vereniging van Eigenaars in de zin van art 5:124 van het Burgerlijk Wetboek.
Reglement van splitsing: Het Reglement van splitsing van een VvE.
Vergadering van eigenaars: De vergadering van eigenaars van een VvE. Dit is het
hoogste orgaan binnen een VvE.
VvE Bestuur: Rechtsgeldige vertegenwoordiger(s) van de Vereniging van Eigenaars voor zover
dit blijkt uit de Splitsingsakte; een vergaderbesluit van de vergadering van eigenaars; of uit de
inschrijving van het bestuur bij de Kamer van Koophandel.
(VvE) Beheerder: De professionele ondernemer die nader overeengekomen pakketdiensten
aanbiedt voor het beheren van VvE’s.
Beheerovereenkomst: Overeenkomst van opdracht met een Vereniging van Eigenaars voor het
uitvoeren van de overeengekomen diensten.
Voorwaarden: Deze Algemene Voorwaarden inzake het beheer van Verenigingen van
Eigenaars.
Financieel & Administratief Beheerder: De professionele ondernemer die diensten op het
gebied van administratief/financieel beheer aanbiedt aan VvE’s en daartoe overeenkomsten
aangaat met VvE’s conform nader in de Beheerovereenkomst overeengekomen diensten
en prijzen.
Technisch Beheerder: De professionele ondernemer die diensten aanbiedt op het gebied van
technisch en/of exploitatie beheer en daartoe overeenkomsten aangaat met VvE’s conform
een nader in de Beheerovereenkomst overeengekomen takenpakket en prijzen.
Additionele werkzaamheden: Werkzaamheden die niet zijn opgenomen in de
Beheerovereenkomst met de VvE. Deze extra werkzaamheden – op verzoek van de VvE en/of
het bestuur kunnen zowel op offerte- als op regiebasis volgens het tarievenblad voor de VvE
worden uitgevoerd.
(D)MJOP: (Duurzaam) Meerjarenonderhoudsplan is een plan met daarin een toekomstgerichte
aanpak voor het onderhoud en de eventuele verduurzaming van een gebouw/appartement en
beschrijft de (duurzame) maatregelen, kosten en planning.
2. Algemeen
Toepasselijke voorwaarden
2.1 Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle tussen de VvE Beheerder (hierna: Beheerder) en de
VvE te maken afspraken waaronder het sluiten van een Beheerovereenkomst. Afwijkingen hierop
zijn alleen rechtsgeldig als zij schriftelijk zijn overeengekomen. Deze voorwaarden zijn ook van
toepassing op aanvullende opdrachten en vervolgopdrachten voor zo ver ter zake geen aanvullende
– schriftelijk vastgelegde – afspraken zijn gemaakt.
2.2 Voor zover de VvE eigen voorwaarden hanteert zijn deze niet van toepassing op onderhavige
overeenkomst en worden onderhavige Algemene Voorwaarden van toepassing verklaard.
Tot stand komen van de Beheerovereenkomst
2.3 Een overeenkomst tussen de Beheerder en de VvE wordt geacht pas tot stand te zijn gekomen na
ondertekening door een door de vergadering van eigenaars hiervoor gemachtigde.
2.4 De VvE verklaart dat door een daartoe bevoegd orgaan rechtsgeldig is besloten tot het aangaan van
overeenkomst met de Beheerder.
2.5 Deze overeenkomst wordt beschouwd als een overeenkomst van opdracht zoals bedoeld in artikel
7:400 e.v. van het Burgerlijk Wetboek.
Partijen bij de uitvoering van de overeenkomst
2.6 De Beheerder dient de overeenkomst in beginsel zelf uit te voeren maar kan naar eigen inzicht en
keuze (een deel van) zijn taken aan een derde uitbesteden. Daarmede zijn niet bedoeld de namens
de VvE ingeschakelde derden.
Gebruik gegevens
2.7 Om tot een optimale en kwalitatief hoogwaardige dienstverlening te komen, kan bij de Beheerder
periodiek een audit worden uitgevoerd in het kader van kwaliteitsbewaking (waaronder door
certificering). In het kader hiervan wordt aan de controlerende dan wel certificerende instelling daar
waar nodig inzage gegeven in VvE administraties. Hierbij is de privacy gewaarborgd middels
geheimhoudingsverklaringen.
2.8 De VvE verleent – voor zover noodzakelijk voor een juiste uitvoering van de door haar opgedragen
werkzaamheden – de Beheerder toestemming om bij de uitvoering van haar werkzaamheden de
persoonsgegevens van de leden te verwerken met inachtneming van de Algemene Verordening
Gegevensbescherming (AVG).
2.9 De Beheerder verplicht zich zorgvuldig om te gaan met de bij de uitoefening van zijn taak verkregen
vertrouwelijke gegevens ter zake de VvE en de Eigenaars en gebruikers van de appartementen.
3. Contractduur
3.1 Voor zover uit de Beheerovereenkomst niet anders blijkt is deze aangegaan voor onbepaalde tijd.
De opzegtermijn bedraagt minimaal 3 maanden welke ingaat op de 1e van de kalendermaand
volgend op de verzenddatum van de aangetekende opzegging van de VvE aan de Beheerder (en vice
versa). De opzegging dient schriftelijk te geschieden. Voor beëindiging van de overeenkomst is
opzegging door één van de partijen, de VvE of Beheerder noodzakelijk.
3.2 Voor het beëindigen van de Beheerovereenkomst is een aantoonbaar rechtsgeldig besluit van een
daartoe bevoegd orgaan van de VvE noodzakelijk.
4. Prijzen en Betaling
4.1 De prijs voor de Beheerderswerkzaamheden omvat die werkzaamheden die in de bijlagen bij de
Beheerovereenkomst zijn omschreven. De overeengekomen prijzen zijn exclusief de dan geldende
btw tenzij anders overeengekomen.
4.2 Alle overeen te komen (additionele) werkzaamheden zullen door de VvE apart aan de Beheerder
worden opgedragen en door de Beheerder apart bij de VvE in rekening worden gebracht. Dit betreft
ook werkzaamheden die niet direct betrekking hebben op administratief, financieel of technisch
beheer.
4.3 Om de kwaliteitsstandaarden richting alle klanten te waarborgen hanteert de Beheerder een fair
use policy voor de contactfrequentie en intensiteit van werkzaamheden tussen VvE en de
Beheerder. Hierbij kijkt de Beheerder naar de contactfrequentie en intensiteit van werkzaamheden
van de VvE ten opzichte van het gemiddelde. Bij bovenmatige contactfrequentie en intensiteit van
werkzaamheden wordt de VvE daar door de Beheerder in eerste instantie op aangesproken. Bij
herhaaldelijk, structureel en buitenproportioneel contact en intensiteit van werkzaamheden is de
Beheerder gerechtigd de extra uren in rekening te brengen tegen het dan geldende uurtarief in het
tarievenblad.
4.4 De prijzen van de dienstverlening worden jaarlijks op 1 januari automatisch aangepast op basis van
kostenstijgingen en veranderende marktcondities.
4.5 Indien door veranderde wet- en regelgeving de dienstverlening van de Beheerder breder en/of
anders wordt dan opgenomen in de Beheerovereenkomst, kunnen er prijswijzigingen worden
doorgevoerd/kosten worden doorbelast, kunnen er additionele diensten worden toegevoegd aan
het tarievenblad en/of kunnen er processen/procedures worden aangepast.
4.6 De facturen van de Beheerder dienen uiterlijk binnen 30 dagen na de factuurdatum te zijn voldaan
op de bankrekening van de Beheerder.
4.7 Indien binnen 30 dagen na factuurdatum geen volledige betaling plaatsvindt op de door de
Beheerder aan te geven bankrekening is de VvE ter zake in verzuim.
4.8 Zodra de VvE in verzuim is, is de Beheerder gerechtigd al zijn werkzaamheden voor de VvE met
onmiddellijke ingang op te schorten. Van het opschorten van zijn werkzaamheden doet de
Beheerder onmiddellijk schriftelijke en aangetekende mededeling aan de (bestuurder van de) VvE
onder opgave van de achterstallige bedragen.
4.9 Indien de VvE na in gebreke te zijn gesteld niet binnen 16 dagen de achterstallige bedragen heeft
betaald is de Beheerder gerechtigd om de vordering uit handen te geven waarbij de incassokosten
volgens de WIK (Wet op Incasso Kosten) voor rekening komen van de VvE. Hierbij worden alle
betalingen eerst in mindering gebracht op de verschuldigde kosten, vervolgens op de wettelijke
rente en vervolgens steeds op de hoofdsom.
4.10 Indien de Beheerder diensten levert ten aanzien van schadeafwikkeling aan privé eigendom van
leden van de VvE (met opdracht daartoe van het bestuur), brengt de Beheerder deze kosten in
rekening aan de VvE.
5. Administratief en Financieel beheer
5.1 De Beheerder stelt de wijze vast waarop de boekhouding wordt ingericht tenzij partijen daarover
bij het aangaan van de Beheerovereenkomst schriftelijk andere afspraken hebben gemaakt.
5.2 De Beheerder draagt zorg voor het tijdig gereed hebben van de jaarrekening. De VvE doet wat
redelijkerwijs binnen haar mogelijkheden ligt om te zorgen dat over de vaststelling van de
jaarrekening ook tijdig wordt besloten in de vergadering van eigenaars.
5.3 De Beheerder draagt, tenzij anders overeengekomen, zorg voor digitale bewaring van de
administratie, alsmede van een back-up van de elektronisch vastgelegde administratie. De back-up
wordt zodanig bewaard dat verlies van de gegevens redelijkerwijs uitgesloten moet worden geacht.
5.4 De wettelijke termijn van bewaring van de administratie (jaarrekeningen en notulen) bedraagt 7
jaar. De VvE administratie wordt elektronisch vastgelegd in een algemeen aanvaard digitaal formaat
zoals “pdf” en vernietigd met in acht neming van algemeen aanvaarde procedures.
5.5 De Beheerder is gehouden jegens het bestuur van de VvE, haar leden en de transporterende
notarissen informatie met betrekking tot de (financiële) administratie van de VvE te verstrekken.
Voor deze werkzaamheden kunnen tussen de Beheerder en de VvE (nadere) afspraken over de
daarvoor te maken kosten worden overeengekomen.
5.6 De Beheerder zorgt voor het – aan de hand van een door hem aan de VvE voor te stellen en door de
vergadering van eigenaars vast te stellen procedure – aanmanen van debiteuren en tot het treffen
van incasso- en/of rechtsmaatregelen ter zake. Het risico voor oninbaarheid van een vordering ligt
bij de VvE.
5.7 De Beheerder draagt zorg voor saldo-management op de bankrekeningen van de VvE. Er wordt een
bankrekening op naam van de VvE aangehouden alsmede een spaarrekening op naam van de VvE
aangehouden waarop de reserves van de VvE worden gestort. De Beheerder voert in het kader van
de Beheerovereenkomst geen vermogensbeheer. De Beheerder is gerechtigd namens de VvE
betalingen te verrichten aan leveranciers die werkzaamheden in opdracht van de VvE hebben
uitgevoerd (tenzij anders overeengekomen tussen de VvE en de Beheerder).
5.8 De Beheerder en de VvE moeten er zoveel mogelijk voor zorg dragen dat bij de bank de gegevens
aangaande de personen die over bank en spaarrekening(en) kunnen beschikken en de
(elektronische) handtekeningen juist zijn geregistreerd.
6. Technisch (exploitatie) beheer
6.1 Alleen als dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen treedt de Beheerder niet alleen op als
Administratief- en Financieel Beheerder maar ook als Technisch Beheerder waarbij een nadere
uitwerking van de dienstverlening beschreven wordt in de Beheerovereenkomst. De Beheerder
heeft technische kennis doch is geen bouwkundig expert.
6.2 Tenzij schriftelijk anders overeengekomen (middels een separate overeenkomst, bijvoorbeeld voor
begeleiding groot onderhoud of verduurzaming) behoort het niet tot de taak van de Beheerder om
gebreken op te merken, de ernst daarvan te beoordelen, bij oplevering als deskundige een werk op
te nemen of over een werk directie te voeren dan wel anderszins bouwtoezicht te voeren. De
Beheerder is dan ook niet aansprakelijk uit hoofde van niet opgemerkte gebreken, fouten in de
uitvoering door derden of een gebrekkig toezicht op die derden, behalve bij opzet en bewuste
roekeloosheid van de Beheerder. Werkzaamheden en/of te verlenen diensten voortvloeiend uit
(Technisch) Beheer worden uitgevoerd voor rekening en risico van de VvE.
6.3 De VvE draagt, in lijn met wettelijke vereisten, zorg voor een actueel (D)MJOP en voert tijdig
onderhoud uit conform de inhoud van het (D)MJOP. De Beheerder is gerechtigd om
reparatieverzoeken/storingsmeldingen enkel nog in behandeling te nemen tegen het op dat
moment geldende uurtarief wanneer niet wordt voldaan aan bovengenoemde voorwaarde.
6.4 Indien noodzakelijk is de Beheerder gerechtigd om bij de begeleiding van Planmatig Onderhoud
specifieke aanvullende expertise in te schakelen op kosten van de VvE. Dit zal in samenspraak met
(en na akkoord van) het bestuur van de VvE worden uitgevoerd.
7. Dagelijks onderhoud, storingsmeldingen en reparatieverzoeken
7.1 De Beheerder zal een reparatieverzoek/storingsmelding in behandeling nemen indien betreffende
dienstverlening is overeengekomen in de overeenkomst en bijbehorende Beheervergoeding tussen
de VvE en de Beheerder. Er moet voldaan worden aan de volgende voorwaarden:
• Het reparatieverzoek kan op afstand (vanaf kantoor Beheerder of andere locatie) in behandeling
worden genomen en gecoördineerd.
• Het betreft een reparatie/storing van een bestaande situatie.
• Het betreft een vervanging van installatieonderdelen tot €2.500 (of vastgestelde mandaat).
• De reparatie is onvoorzien en vloeit niet voort uit achterstallig onderhoud, vandalisme, uitgesteld
planmatig onderhoud of bouwkundige gebreken die vanaf de oplevering van het gebouw
aanwezig zijn.
Overige vragen of verzoeken kunnen in behandeling worden genomen tegen het dan geldende (uur)tarief.
7.2 De Beheerder zoekt per onderhouds- of reparatieverzoek zelf de meest geschikte leverancier om
snel en adequaat het probleem te verhelpen. Hierbij hanteert de Beheerder de volgende
selectiecriteria: prijsstelling, kwaliteit, opvolgingstermijn, uitvoering, kwaliteitsbeheersing,
procesbeheersing, communicatie, indexatie, en veiligheid.
7.3 De Beheerder stelt de lopende contracten digitaal beschikbaar via de VvE software van Beheerder
en vraagt op verzoek van bestuur een nieuwe offerte op.
8. VvE Bestuur
8.1 Behoudens voor zover zulks uitdrukkelijk anders is overeengekomen treedt de Beheerder slechts op
als externe Beheerder voor de VvE en niet als (lid van) het VvE Bestuur in de zin van art 5:131 van
het Burgerlijk Wetboek.
8.2 Behoudens voor zover zulks uitdrukkelijk is overeengekomen in een overeenkomst tussen de VvE
en de Beheerder, is de Beheerder niet (mede)aansprakelijk als bestuurder van de VvE. Om
onduidelijkheid te voorkomen, indien de Beheerder als bestuurder van de VvE staat ingeschreven,
maar in de Beheerovereenkomst niet uitdrukkelijk aansprakelijkheidsstelling is opgenomen, is de
Beheerder niet (mede)aansprakelijk als bestuurder van de VvE.
9. Uitvoering
Informatieplicht
9.1 Partijen zijn over en weer verplicht om elkaar tijdig, volledig en op de juiste wijze de gegevens,
inlichtingen en bescheiden te verschaffen, die nodig zijn voor de behoorlijke uitvoering van het
beheer. Indien de VvE de benodigde gegevens niet tijdig aan de Beheerder verstrekt, heeft de
Beheerder – na een schriftelijke waarschuwing waarbij een redelijke termijn wordt gesteld
waarbinnen de verzochte gegevens alsnog dienen te worden aangeleverd – het recht de uitvoering
van de overeenkomst geheel of gedeeltelijk op te schorten, onverminderd zijn recht om de uit de
vertraging voortvloeiende extra kosten volgens de overeengekomen (uur)tarieven aan de VvE in
rekening te brengen.
Behoorlijke uitvoering van taken
9.2 De Beheerder is gehouden tot een behoorlijke uitvoering van de hem opgedragen taken en
werkzaamheden en dient datgene te doen of na te laten dat in de gegeven omstandigheden in
redelijkheid van een deskundig en zorgvuldig handelend Beheerder mag worden verwacht. Hij
handelt bij het uitvoeren van zijn taak in overeenstemming met de wet, het Reglement van Splitsing,
deze Voorwaarden, de Beheerovereenkomst en de besluiten genomen door de vergadering van
eigenaars van de VvE.
9.3 De Beheerder zal bij de uitvoering van de met hem overeengekomen werkzaamheden de nodige
zorg in acht nemen zoals die van een goed opdrachtnemer verwacht mag worden.
9.4 De Beheerder is gehouden om op tijdige en correcte wijze gedane en verantwoorde aanwijzingen
van of namens de vergadering van eigenaars op te volgen, indien betreffende werkzaamheden zijn
opgenomen binnen het takenpakket dat met de VvE is overeengekomen.
9.5 Bij uitvoering van de overeengekomen werkzaamheden door de Beheerder blijven de VvE dan wel
het bestuur van de VvE verantwoordelijk voor het beleid en correcte besluitvorming daaromtrent,
onverminderd de verantwoordelijkheid van de Beheerder voor een juiste nakoming van zijn
verplichtingen uit de gesloten Beheerovereenkomst. De Beheerder legt verantwoording af aan de
vergadering van eigenaars dan wel aan de door de vergadering van eigenaars gemachtigden.
Waarschuwingsplicht
9.6 De Beheerder heeft voor gevallen waarin hij van onvoldoende volmacht of een onjuiste
besluitvorming op de hoogte was of behoorde te zijn een waarschuwingsplicht ten opzichte van de
VvE.
9.7 De Beheerder waarschuwt – waar mogelijk – de Bestuurder en/of de leden in het geval de aan hem
gegeven instructies dan wel aan hem opgedragen werkzaamheden en/of taken in strijd zijn met de
Beheerovereenkomst, de Algemene Voorwaarden, het Reglement van Splitsing, het Huishoudelijk
Reglement van de VvE en/of eventuele aanvullende VvE wet- en regelgeving.
Treffen van noodvoorzieningen
9.8 Bij calamiteiten of spoedeisende zaken is de Beheerder bevoegd– ook zonder voorafgaande
opdracht van de VvE – voor rekening en risico van de VvE noodvoorzieningen te (laten) uitvoeren
die nodig zijn om de schade voor de VvE zoveel mogelijk te beperken en/of de veiligheid zoveel
mogelijk te waarborgen.
Omvang van de werkzaamheden
9.9 De Beheerder is niet gehouden meer of andere werkzaamheden ten behoeve van de VvE te
verrichten dan die zijn omschreven in zijn Beheerovereenkomst, voor zover van toepassing met de
daarbij behorende taakomschrijving(en), tenzij tussen partijen nader schriftelijk overeengekomen
is. Indien en zodra de Beheerder een verzoek ontvangt van de VvE met betrekking tot taken die geen
onderdeel uitmaken van de bij Beheerovereenkomst overeengekomen taken, zal de Beheerder de
verzoeker er direct van op de hoogte stellen dat zij het verzoek om die reden niet in behandeling zal
nemen. Desgewenst zal de Beheerder ter zake een aanvullende offerte uitbrengen of verwijzen naar
het dan geldende tarievenblad.
9.10 De VvE vrijwaart Beheerder tegen alle mogelijke aanspraken van derden, voor het geval Beheerder
op grond van de wet en/of zijn beroepsregels gedwongen is de opdracht terug te geven en/of
gedwongen wordt medewerking te verlenen aan overheidsinstanties, welke gerechtigd zijn
gevraagd dan wel ongevraagd, informatie te ontvangen welke Beheerder in de uitoefening van de
opdracht van de VvE of derden heeft ontvangen.
9.11 De werkzaamheden door de Beheerder worden uitsluitend ten behoeve van de VvE verricht.
Overmacht
9.12 In geval van overmacht wordt de verbintenis van de Beheerder van rechtswege opgeschort voor de
duur van de overmacht. Ziekte of ontstentenis van medewerkers of door de Beheerder in te
schakelen derden en andere vormen van capaciteitsproblemen worden niet als overmacht
aangemerkt.
9.13 Indien de overmacht langer dan twaalf weken voortduurt kan elk der partijen de overeenkomst
ontbinden, onverminderd het bepaalde in artikel 18.
Termijnen
9.14 Door partijen opgegeven termijnen zijn geen fatale termijnen. Elke partij kan de andere partij bij
overschrijding schriftelijk een redelijke termijn voor nakoming stellen, welke termijn alsdan als
fatale termijn zal gelden.
10. Wet Arbeid Vreemdelingen (WAV)
10.1 De VvE verklaart dat zij voor het verrichten van werkzaamheden die ten behoeve van de VvE worden
uitgevoerd, geen overeenkomsten zal aangaan met vreemdelingen die mede op grond van de Wet
Arbeid Vreemdelingen niet rechtsgeldig arbeid in Nederland mogen verrichten.
10.2 Partijen verklaren in overeenkomsten die ten behoeve van de VvE worden aangegaan met derden
te zullen bedingen dat door de contractspartij geen vreemdelingen zullen worden ingezet die in
Nederland mede op grond van de Wet Arbeid Vreemdelingen niet rechtsgeldig arbeid mogen
verrichten. Evenzeer zal worden bedongen dat indien die contractspartij een overeenkomst van
onder aanneming dan wel van inlening zou willen aangaan, dit eerst mogelijk is na verkregen
toestemming van de betreffende VvE; de toestemming zal slechts kunnen worden gegeven als
wordt aangetoond dat ook die derde contractueel verplicht is geen vreemdelingen in te zetten, die
in Nederland mede op grond van de Wet Arbeid Vreemdelingen niet rechtsgeldig arbeid mogen
verrichten. In al die contracten dient evenzeer een vrijwaring van alle betrokken partijen te worden
opgenomen te verlenen door degene die in strijd met het in dit artikel bedoelde verbod handelt.
10.3 De VvE die in strijd met het in dit artikel bedoelde verbod handelt zal de Beheerder vrijwaren voor
alle eventuele boetes en/of andere sancties opgelegd aan de andere partij door een daartoe
bevoegd orgaan in verband met enige vermeende of geconstateerde overtreding van de andere
partij van de Wet Arbeid Vreemdelingen of in verband met enige aan deze wet verwante wet- en/of
regelgeving, alsmede voor schade die een direct dan wel indirect gevolg hiervan is.
Verwerking persoonsgegevens
11. Doel
11.1 De Beheerder en de VvE stellen samen het doel van en de middelen voor de verwerking van
persoonsgegevens vast, zodat zij gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken zijn.
11.2 De VvE en de Beheerder dragen er beide zorg voor dat Persoonsgegevens ten aanzien van de
betrokkene op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze worden verwerkt.
11.3 In het verwerkingsregister is bepaald welke Persoonsgegevens door de Beheerder worden
verwerkt, voor welke doeleinden die Verwerking is bestemd en wie waarvoor verantwoordelijk is.
11.4 De VvE staat in directe verhouding tot de Betrokkene, aangezien de Betrokkene – in beginsel –
uitsluitend eigenaars of gebruikers zijn van appartementsrechten binnen de VvE.
11.5 De Beheerder staat (via de VvE) in een indirecte verhouding tot de Betrokkene, op grond van de
Beheerovereenkomst die de VvE op basis van een besluit van de vergadering van eigenaars met
de Beheerder is aangegaan.
11.6 De VvE en de Beheerder zijn ieder afzonderlijk van elkaar gehouden de AVG, de Uitvoeringswet
AVG en overige wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens na te leven
en overeenkomstig te handelen.
11.7 Wanneer de Beheerder en/of de VvE een verzoek ontvangt van een Betrokkene aangaande het
uitoefenen van zijn rechten, zullen de VvE en de Beheerder voor dat deel waarvoor zij
verantwoordelijk zijn, ervoor zorgen dat de Betrokkene zijn rechten die voortvloeien uit de AVG,
de Uitvoeringswet AVG en overige wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van
Persoonsgegevens effectief kan uitoefenen.
11.8 De Beheerder en de VvE vervullen gezamenlijk de rol van verwerkingsverantwoordelijke en bepalen
wat hun respectieve verhouding met de Betrokkene is.
12. Definities
▪️ Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke
persoon (“de betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijk persoon die direct
of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam,
een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van één of meer elementen
die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele
of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
▪️ Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens.
Denk daarbij aan verzamelen, structureren, vastleggen, opslaan, wijzigen, opvragen, raadplegen,
gebruiken, verstrekken, afschermen, wissen en vernietigen.
▪️ Beperken van de verwerking: het markeren van opgeslagen persoonsgegevens met als doel de
verwerking ervan in de toekomst te beperken.
▪️ Betrokkene: degene van wie de Persoonsgegevens worden verwerkt.
▪️ Profilering: elke vorm van geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens waarbij aan de
hand van persoonsgegevens bepaalde persoonlijke aspecten van een natuurlijk persoon worden
geëvalueerd.
▪️ Pseudonimisering: het verwerken van persoonsgegevens op zodanige wijze dat de
persoonsgegevens niet meer aan een specifieke betrokkene kunnen worden gekoppeld zonder dat
er aanvullende gegevens worden gebruikt.
▪️ Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens die volgens bepaalde criteria
toegankelijk zijn, ongeacht of dit geheel gecentraliseerd of gedecentraliseerd is dan wel op
functionele of geografische gronden is verspreid.
▪️ Verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijk persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie,
een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen
voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
▪️ Verwerker: een natuurlijk persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een
ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens
verwerkt.
▪️ Ontvanger: een natuurlijk persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een
ander orgaan, al dan niet een derde, aan wie/waaraan de persoonsgegevens worden verstrekt.
▪️ Derde: een natuurlijk persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander
orgaan, niet zijnde de betrokkene, noch de verwerkingsverantwoordelijke, noch de verwerker, noch
de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker
gemachtigd zijn om de persoonsgegevens te verwerken.
▪️ Toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige
wilsuiting waarmee de betrokkene door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve
handeling hem betreffende verwerking van persoonsgegevens aanvaardt.
▪️ Inbreuk in verband met persoonsgegevens: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op
onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde
verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins
verwerkte gegevens.
▪️ Gegevens over gezondheid: persoonsgegevens die verband houden met de fysieke of mentale
gezondheid van een natuurlijk persoon, waaronder gegevens over verleende gezondheidsdiensten
waarmee informatie over zijn gezondheidstoestand wordt gegeven.
▪️ Onderneming: een natuurlijk persoon of rechtspersoon die een economische activiteit uitoefent,
ongeacht de rechtsvorm ervan, met inbegrip van maatschappen en persoonsvennootschappen of
verenigingen die regelmatig een economische activiteit uitoefenen.
▪️ Toezichthoudende autoriteit: een door een lidstaat ingevolge artikel 51 AVG ingestelde
onafhankelijke overheidsinstantie (Autoriteit Persoonsgegevens).
13. Verplichtingen tijdens en na beëindiging Beheerovereenkomst
13.1 Zowel tijdens de looptijd als na beëindiging van de Beheerovereenkomst blijft de VvE onverminderd
verplicht om op eerste verzoek van Beheerder volledige medewerking te verlenen die nodig is om
als Beheerder aan de AVG en de Uitvoeringswet AVG te kunnen (blijven) voldoen.
13.2 Beheerder en de VvE zullen de lopende verplichtingen ten aanzien van Persoonsgegevens blijven
nakomen, indien daarvan na beëindiging van de Beheerovereenkomst nog sprake is.
13.3 Ingeval van beëindiging van de Beheerovereenkomst, zal de Beheerder binnen een termijn van 6
weken na het einde van de Overeenkomst de haar ter beschikking gestelde Persoonsgegevens in
zodanige staat brengen dat deze eenvoudig kunnen worden overgedragen aan het bestuur van
de VvE, ongeacht de reden van beëindiging. Daarbij wordt verondersteld dat alle verplichtingen van
de VvE aan de Beheerder zijn voldaan.
13.4 Ingeval de Beheerder zelf is aangewezen als bestuur van de VvE, dan wel ingeval een bestuur
ontbreekt, is de Beheerder gerechtigd de Persoonsgegevens onder zich te houden tot het moment
dat de VvE een (nieuw) bestuur heeft benoemd, waarna de Persoonsgegevens alsnog binnen de
termijn zoals beschreven in artikel 13.3 aan het (nieuwe) bestuur zal worden verstrekt.
13.5 Ingeval artikel 13.4 van deze Algemene Voorwaarden van toepassing is en de VvE niet binnen 6
maanden na beëindiging van de Beheerovereenkomst een (nieuw) bestuur heeft benoemd, is de
Beheerder gerechtigd de door haar daadwerkelijk gemaakte kosten van de VvE te vorderen
aangaande werkzaamheden die de Beheerder dient te verrichten voor het bewaren van de
Persoonsgegevens en het blijven voldoen aan de AVG, de Uitvoeringswet AVG en overige wet- en
regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens.
13.6 De Beheerder zal de Persoonsgegevens vernietigen nadat deze zijn verstrekt aan het bestuur van
de VvE, dan wel indien de wettelijke bewaartermijn is verstreken, dan wel indien de Beheerder in
redelijkheid kan oordelen dat het bewaren van de gegevens geen wezenlijk doel meer rechtvaardigt.
13.7 De Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens in het
kader van de uitvoering van de Beheerovereenkomst.
14. Verkrijgen en gebruiken Persoonsgegevens
14.1 Beheerder en de VvE dienen passende maatregelen te nemen zodat de Betrokkene de informatie
en communicatie in verband met de Verwerking in een beknopte, transparante, begrijpelijke en
gemakkelijk toegankelijke vorm en in duidelijke en eenvoudige taal ontvangt.
14.2 De VvE is verantwoordelijk voor de juistheid van de Persoonsgegevens die zij aan Beheerder
verstrekt.
14.3 Beheerder en de VvE zullen ieder voor dat deel waarvoor zij verantwoordelijk zijn, de Betrokkene
waarvan de Persoonsgegevens afkomstig zijn, correct moeten informeren.
14.4 Als de Persoonsgegevens bij de Betrokkene worden verzameld, dient aan de Betrokkene bij de
verkrijging van de Persoonsgegevens reeds de volgende informatie te worden verstrekt, te weten:
a. identiteit en contactgegevens van Beheerder/de VvE;
b. het doel waarvoor de Persoonsgegevens zijn bestemd en de rechtsgrond voor de verwerking;
c. als de rechtsgrond voor de Verwerking, de gerechtvaardigde belangen van Beheerder, de VvE of een Derde (zoals een lid van de VvE) betreft, de onderbouwing van die gerechtvaardigde belangen;
d. indien van toepassing, de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming;
e. indien van toepassing, de ontvangers of categorieën van ontvangers van de Persoonsgegevens;
f. voor welke periode de Persoonsgegevens worden opgeslagen, dan wel welke criteria daarvoor worden gehanteerd;
g. dat de Betrokkene recht heeft Beheerder of de VvE te verzoeken om inzage van, rectificatie of wissing van Persoonsgegevens of beperking van de Verwerking, alsmede het recht tegen de Verwerking bezwaar te maken en het recht op gegevensoverdraagbaarheid;
h. indien voor de Verwerking toestemming is verleend door de Betrokkene, hij het recht heeft de toestemming op elk moment in te trekken;
i. de Betrokkene het recht heeft een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
j. dat de verstrekking van Persoonsgegevens is gebaseerd op de Beheerovereenkomst, tenzij de verstrekking is gebaseerd op een wettelijke verplichting, waarbij die wettelijke verplichting alsdan moet worden vermeld;
k. of de betrokkene verplicht is de Persoonsgegevens te verstrekken en wat de mogelijke gevolgen zijn als hij dat niet doet.
14.5 Als de Persoonsgegevens niet van de Betrokkene zijn verkregen, dan dient alsnog de volgende
informatie aan de Betrokkene te worden verschaft, te weten:
a. identiteit en contactgegevens van Beheerder/de VvE;
b. het doel waarvoor de Persoonsgegevens zijn bestemd en de rechtsgrond voor de Verwerking;
c. de betrokken categorieën van Persoonsgegevens;
d. indien van toepassing, de ontvangers of categorieën van ontvangers van de Persoonsgegevens;
e. indien van toepassing, de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming;
f. voor welke periode de Persoonsgegevens worden opgeslagen, dan wel welke criteria daarvoor worden gehanteerd;
g. als de rechtsgrond voor de Verwerking, de gerechtvaardigde belangen van Beheerder, de VvE of een Derde (zoals een lid van de VvE) betreft, de onderbouwing van die gerechtvaardigde belangen;
h. dat de Betrokkene recht heeft Beheerder of de VvE te verzoeken om inzage van, rectificatie of wissing van Persoonsgegevens of beperking van de Verwerking, alsmede het recht tegen de Verwerking bezwaar te maken en het recht op gegevensoverdraagbaarheid;
i. indien voor de Verwerking toestemming is verleend door de Betrokkene, hij het recht heeft de toestemming op elk moment in te trekken;
j. de Betrokkene het recht heeft een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
k. de bron waar Beheerder of de VvE de Persoonsgegevens van heeft verkregen.
14.6 Indien artikel 14.5 van toepassing is, dan dient de informatie zoals daarin beschreven, aan de
betrokkene te worden verstrekt:
a. uiterlijk binnen één maand na de verkrijging van de Persoonsgegevens, of zoveel eerder als mogelijk; of
b. uiterlijk op het eerste moment van contact met de betrokkene, ingeval de Persoonsgegevens daarvoor worden gebruikt; of
c. uiterlijk op het moment waarop de Persoonsgegevens voor het eerst aan een andere ontvanger
worden verstrekt, ingeval de Persoonsgegevens daarvoor worden gebruikt.
14.7 Beheerder en de VvE behoeven niet aan de informatieverstrekking zoals bepaald in artikel 14.4 en
14.5 te voldoen, als de Betrokkene reeds over die informatie beschikt.
14.8 Indien Beheerder of de VvE voornemens is Persoonsgegevens te gebruiken voor een ander doel dan
waarvoor die zijn verkregen, dan moet degene die dat wenst, de Betrokkene te informeren over dat
doel, met inachtneming van hetgeen in artikel 14.4 en 14.5 in de Overeenkomst is bepaald.
14.9 Persoonsgegevens worden – met instemming van de VvE – opgenomen in een gegevensbestand.
Deze gegevens worden alleen gebruikt voor de uitvoering van de Beheerovereenkomst.
15. Datalekken
15.1 Indien bij Beheerder of de VvE een datalek heeft plaatsgevonden waarbij het waarschijnlijk is dat de
inbreuk in verband met persoonsgegevens een (hoog) risico inhoudt voor de rechten en vrijheden
van natuurlijke personen, dient de partij waarbij het datalek heeft plaatsgevonden dit binnen 24 uur
na ontdekking bij de ander te melden, alsook binnen 72 uur na ontdekking te melden bij de
Autoriteit Persoonsgegevens via haar meldloket.
15.2 Als niet duidelijk is of het datalek bij Beheerder dan wel bij de VvE heeft plaatsgevonden, dan maakt
degene onder wiens verantwoording de betreffende Persoonsgegevens vallen melding van het
datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
15.3 Beheerder en de VvE verlenen elkaar alle informatie en medewerking die is vereist indien sprake is
van een datalek en houden elkaar volledig op de hoogte over de voortgang na de melding van het
datalek.
15.4 De kosten om het Datalek op te (laten) lossen komen voor de partij waar het datalek heeft
plaatsgevonden, dan wel indien daarover onduidelijkheid bestaat, voor de partij onder wiens
verantwoording de betreffende Persoonsgegevens vallen.
16. Procedure rechten betrokkenen
16.1 Indien een Betrokkene een verzoek wil indienen aangaande de uitoefening van één of meerdere
van zijn rechten op basis van de AVG, de uitvoeringswet AVG, dan wel overige wet- en regelgeving
betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, dient dit verzoek te worden gericht aan de VvE.
16.2 De VvE zendt dit verzoek binnen redelijke termijn, doch uiterlijk binnen 14 dagen door aan
Beheerder, waarna Beheerder met de VvE in overleg treedt over de wijze waarop dat verzoek zal
worden afgehandeld.
16.3 Indien Beheerder en de VvE het niet eens zijn over de afhandeling van een verzoek, dan bepaalt
degene onder wiens verantwoording de betreffende Persoonsgegevens vallen.
16.4 Voor zover kosten worden gemaakt voor het oplossen van schendingen van de AVG, de
uitvoeringswet AVG, dan wel overige wet- en regelgeving, dan zijn de daarmee verband houdende
kosten voor de partij onder wiens verantwoording de betreffende Persoonsgegevens vallen.
17. Aansprakelijkheid
17.1 Beheerder en VvE verklaren dat zij zich bij het verrichten van werkzaamheden waarbij sprake is van
Verwerking van Persoonsgegevens, althans waarop de AVG, de Uitvoeringswet AVG en overige wet-
en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens van toepassing is, zullen
conformeren aan deze regelgeving.
17.2 Indien Beheerder of de VvE in strijd met het in dit artikel bedoelde gebod handelt, zal zij de ander
vrijwaren voor alle eventuele boetes en/of andere sancties die worden opgelegd door een daartoe
bevoegd orgaan in verband met enige vermeende of geconstateerde overtreding van de andere
partij van de AVG, de Uitvoeringswet AVG en overige wet- en regelgeving betreffende de
Verwerking van Persoonsgegevens, alsmede voor schade die een direct dan wel indirect gevolg
hiervan is.
Klachten
17.3 Klachten over de door de Beheerder verrichte werkzaamheden dienen door de VvE zo spoedig
mogelijk maar uiterlijk binnen 30 dagen na ontdekking schriftelijk en/of elektronisch te worden
gemeld aan de Beheerder. Doet de VvE dit niet binnen de termijn van 30 dagen, dan vervalt het
recht voor de VvE om (herstel) werkzaamheden en/of schade van de Beheerder te vorderen. De
Beheerder verplicht zich na ontvangst van de melding binnen 15 dagen inhoudelijk te reageren.
17.4 Indien naar het oordeel van de VvE de Beheerder tekort is geschoten in de nakoming van zijn
verplichtingen jegens de VvE, dient de VvE hem – schriftelijk en/of elektronisch – in ieder geval in de
gelegenheid te stellen de tekortkoming binnen een redelijke termijn te herstellen en/of schade te
beperken en/of schade op te heffen.
17.5 Alle vorderingsrechten en andere bevoegdheden jegens de Beheerder vervallen 12 maanden na het
moment waarop de VvE bekend werd of redelijkerwijs bekend kon zijn met het bestaan van deze
rechten en bevoegdheden.
Uitsluiting van aansprakelijkheid
17.6 De Beheerder is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, indien de Beheerder ter zake
van de uitvoering van de aan de Beheerder opgedragen werkzaamheden is uitgegaan van door de
VvE verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens, tenzij aan de kant van de Beheerder sprake is
van opzet of bewuste roekeloosheid.
Beperking van aansprakelijkheid
17.7 In alle gevallen is iedere aansprakelijkheid van de Beheerder beperkt tot het bedrag dat in het
desbetreffende geval door de Beheerder gesloten Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering wordt
uitgekeerd, vermeerderd met het eigen risico dat de Beheerder in dat geval draagt.
17.8 In gevallen waarin de Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekeraar niet tot uitkering overgaat is de
aansprakelijkheid van de Beheerder beperkt tot het bedrag van de Beheervergoeding dat de
Beheerder in het voorafgaande jaar aan de VvE gefactureerd heeft te vermeerderen met de
omzetbelasting daarover.
17.9 Onder de artikelen 17.7 en 17.8 is de aansprakelijkheid van de Beheerder beperkt. Deze beperkingen
gelden echter niet als de Beheerder schade heeft veroorzaakt als gevolg van opzet of bewuste
roekeloosheid.
17.10 In het geval van administratieve vergissingen of gebreken aan de zijde van de Beheerder, is de
Beheerder jegens de VvE verplicht en gerechtigd onmiddellijk na constatering zelf en op zijn kosten
voor herstel daarvan zorg te dragen. In het geval de VvE als gevolg daarvan schade lijdt en die schade
minder is dan € 2.500,- per geval zal de VvE geen aanspraak maken op vergoeding daarvan
behoudens in geval van opzet of bewuste roekeloosheid.
Vrijwaring
17.11 De VvE vrijwaart de Beheerder tegen alle aanspraken van derden, daaronder mede begrepen de
leden van de VvE alsmede een orgaan/persoon welke namens de VvE (onbevoegd)
rechtshandelingen verrichten, welke direct of indirect samenhangen met de uitvoering van de
Beheerovereenkomst. De VvE vrijwaart Beheerder in het bijzonder tegen vorderingen van derden
wegens schade die veroorzaakt is doordat de VvE aan beheerder onjuiste of onvolledige informatie
heeft verstrekt, als gevolg van gebrekkige besluitvorming door de vergadering van eigenaars en/of
onbevoegdheid van een persoon die namens de VvE een rechtshandeling met de Beheerder
verricht.
18. Beëindiging
18.1 In geval van beëindiging van de Beheerovereenkomst is de Beheerder bevoegd de afgifte van de
onder hem berustende bescheiden op te schorten totdat het uit hoofde van de tussen partijen
gesloten overeenkomst door de VvE aan hem verschuldigde bedrag integraal is voldaan.
18.2 Tot 3 maanden na het einde van de Beheerovereenkomst, stelt de Beheerder de VvE of een door de
VvE aan te wijzen derde in de gelegenheid de (in gangbaar formaat waartoe onder meer pdf formaat
te rekenen valt) elektronisch en/ of schriftelijk vastgelegde administratie in ontvangst te nemen.
18.3 Indien de VvE in gebreke blijft met het in ontvangst nemen van de boekhouding en de administratie
biedt de Beheerder de boekhouding en de administratie bij aangetekende brief aan het Bestuur, bij
het ontbreken van een Bestuur aan de Voorzitter van de Vergadering van Eigenaars en bij het
ontbreken daarvan aan één der leden.
18.4 Indien de Beheerder na einde van deze overeenkomst nog stukken ontvangt voor de VvE, hoeft de
Beheerder niet voor afhandeling daarvan zorg te dragen. De Beheerder zal de ontvangen stukken
doorzenden naar de nieuwe Beheerder van de VvE óf naar het bestuur van de VvE óf naar de
afzender onder vermelding van het feit dat zij niet meer als Beheerder optreedt. De Beheerder kan
niet aansprakelijk worden gehouden voor de gevolgen van deze handelwijze.
19. Intellectuele eigendom en auteursrechten
19.1 Onverminderd het in deze algemene voorwaarden bepaalde behoudt de Beheerder zich de rechten
en bevoegdheden voor die de Beheerder toekomen op grond van de Auteurswet.
19.2 Alle door de Beheerder verstrekte stukken, zoals rapporten, adviezen, overeenkomsten,
ontwerpen, schetsen, tekeningen, software enz., zijn uitsluitend bestemd om te worden gebruikt
door de VvE en mogen niet door hem zonder voorafgaande toestemming van de Beheerder
worden verveelvoudigd, openbaar gemaakt, of ter kennis van derden gebracht, tenzij uit de aard
van de verstrekte stukken anders voortvloeit.
19.3 De Beheerder behoudt het recht de door de uitvoering van de werkzaamheden toegenomen kennis
voor andere doeleinden te gebruiken, voor zover hierbij geen vertrouwelijke informatie ter kennis
van derden wordt gebracht, zoals in ieder geval persoonsgegevens.
20. Overige bepalingen
20.1 De Beheerder is zich bewust van het feit dat de relatie met de VvE mede is gebaseerd op
zorgvuldigheid, maatschappelijke aanvaardbaarheid en integriteit. De Beheerder staat er dan ook
voor in dat iedere tegenstrijdigheid tussen persoonlijke en zakelijke activiteiten wordt vermeden.
Wanneer de VvE van mening is dat de naleving van dit artikel in het geding is of komt, zal de VvE de
Beheerder daarvan direct op de hoogte stellen.
20.2 De VvE onthoudt zich van activiteiten die de Beheerder bij het vervullen van zijn opdracht kunnen
belemmeren of diens activiteiten kunnen doorkruisen.
20.3 Alle geschillen die voortvloeien uit de Beheerovereenkomst tussen partijen zullen worden beslecht
door de bevoegde rechter in de plaats waar de Beheerder kantoor houdt.
20.4 Indien en voor zover enige bepaling uit de Beheerovereenkomst dan wel uit deze Algemene
Voorwaarden nietig wordt verklaard of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen van de
Beheerovereenkomst dan wel Algemene Voorwaarden onverminderd van kracht blijven. Partijen
zullen alsdan met elkaar in overleg treden over een nieuwe bepaling ter vervanging van de
nietige/vernietigde bepaling waarbij zoveel mogelijk de strekking van de nietige/vernietigde
bepaling in acht wordt genomen.
20.5 De Beheerder is gerechtigd de Algemene Voorwaarden te wijzigen of aan te vullen.
20.6 In geval van tegenstrijdigheden prevaleren bepalingen uit de Beheerovereenkomst en andere
overeenkomsten tussen Beheerder en VvE boven deze Algemene Voorwaarden.
20.7 De VvE mag gebruik maken van collectieve (inkoop)voordelen die vanuit de Beheerder beschikbaar
worden gesteld zolang er een actieve overeenkomst is tussen de VvE en de Beheerder. Bij een
eventuele beëindiging van de overeenkomst tussen de VvE en de Beheerder zullen collectieve
(inkoop)voordelen worden beëindigd per einddatum overeenkomst. Bij afname van een collectief
(inkoop)voordeel zal er een separate overeenkomst tot stand komen tussen de VvE (en eventueel
de betreffende bewoners van de VvE) en de leverancier van het betreffende product/de dienst. De
Beheerder is daarbij geen partij en derhalve ook op geen enkele manier aansprakelijk voor
eventuele directe en/of indirecte schade in geval van problemen en/of conflicten tussen de VvE en
betreffende leverancier.
20.8 De tijdsduur van een VvE vergadering met aanwezigheid van Beheerder is gemaximeerd op twee
uur. De Beheerder is gerechtigd om eventuele extra uren tegen het dan geldende uurtarief in het
tarievenblad door te belasten.
20.9 Op de Beheerovereenkomst en Algemene Voorwaarden is het Nederlands recht van toepassing.
